Cách sắp xếp email trong outlook 2007

     
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:url-selector#selectionChanged" data-controller="url-selector">EnglishAfrikaansالعربية/عربيDeutschEspañolBahasa IndonesiaMelayuPусскийукраїнська моваTiếng Việt

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Febri Ardian Sanjoyo (you can also view the original English article)


Jika kotak masuk Microsoft Outlook Andomain authority berantakan dan penuh pesan, kemungkinan Anda akan kehilangan pesan penting. Sebatua pemilik bisnis, kehilangan pesan bisa menjadi bencana. Ini bisa berarti bisnis yang hilang. Dan bahkan Andomain authority tidak memiliki bisnis, tidak ada yang ingin mengabaikan email penting.

Anda bisa belajar bagaimamãng cầu mengatur Outlook agar lebih efisien. Microsoft Outlook menyertakan beberapage authority alat yang dapat Andomain authority gunakan untuk membuat kotak masuk Andomain authority lebih teratur, jika Andomain authority tahu apage authority yang harus dilakukan. Jika Andomain authority baru memulai dengan Outlook atau jika Anda tidak mutakhir dengannya, Andomain authority mungkin tidak menggunakannya untuk kapasitas penuhnya.

Bạn đang xem: Cách sắp xếp email trong outlook 2007

Dalam tutorial ini, kamày akan menunjukkan cara mengatur gmail prospek Anda. Kami akan menjelaskan bagaimana thư mục dan kategori bekerja. Kangươi akan langsung menyentuh alat Focused Inbox. Akhirnya, Andomain authority akan belajar mengatur gmail di Outlook menggunakan fitur Archive & Delete.

Pelajari Tips Bermanfaat E-Mail & Strategi Organisasi

Sebelum kita membahas topik bagaimamãng cầu mengatur Outlook, jangan lupage authority untuk sign up ke newsletter Tuts+ duanromanplaza.vn dan dapatkan e-book gratis kami: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery. Ini dikemas dengan strategi organisađam mê kotak masuk dan tips killer untuk mengelola semua gmail masuk Anda dengan lebih efisien.

*
*
*

Sekarang mari kita lanjutkan untuk belajar tentang folder dan kategori di MS Outlook:

Cara Mengatur Kotak Email E-Mail Outlook Andomain authority dengan Folder (Video)

Tonton tutorial screencast cepat ini untuk mempelajari dasar-dasar cara menggunakan thư mục di Outlook dengan cepat:


*


Atau ikuti langkah-langkah tertulis terperinci di bawah ini untuk informasay đắm lebih lanjut tentang cara mengatur kotak masuk Outlook Andomain authority.

Apage authority yang Harus Anda Ketahui Tentang Folder dan Kategori

Jika Andomain authority ingin belajar mengatur gmail di Outlook, Anda perlu memahangươi thư mục dan kategori. Ini adalah alat utama yang akan Anda gunakan untuk mengendalikan kotak masuk Anda.

Folder Microsoft Outlook

Folder muncul di sebelah kiri Inbox Anda di bawah alamat gmail Anda (ini juga disebut Navigation Pane). Ada tòng jenis folder:

Folder default. Folder default standar dengan perangkat lunak MS Outlook Anda. Folder mặc định mencakup Draft, Sent Mail, Deleted Items, Trash, Spam dan sebagainya. Beberapage authority versi mê Outlook mungkin juga memiliki folder Clutter, meskipun ini sedang dihapus. Personal Folder.Ini adalah thư mục tambahan yang Anda buat untuk memprioritaskan pesan Andomain authority. Penting untuk berhati-hati agar tidak membuat thư mục terlalu banyak atau Anda bisa menjadi bingung tentang thư mục mamãng cầu yang akan digunakan.

Sebagai contoh setiap jenis thư mục, lihatlah verđê mê MS Outlook inbox di bawah ini:

*
*
*
Microsoft Outlook Ribbon muncul di atas kotak masuk Andomain authority.

Penting: Microsoft memiliki beberapa verđắm đuối Outlook saat ini yang tersedia. Tampilan dan fungsionalitas layar Anda bisa sangat sedikit, tergantung padomain authority vermê say yang Anda gunakan dan bagaimamãng cầu konfigurasinya. Sebagian besar tutorial ini didasarkan padomain authority veryêu thích terbaru dari Outlook yang terinstal di desktop saya. Namun, kita akan melihat Outlook.com untuk menyorot fitur tertentu.

Perhatikan thư mục berlabel From My boss khủng. Ini bukan folder Default. Melainkan sebuah thư mục Personal yang saya tambahkan untuk contoh ini.

Kategori Microsoft Outlook

Andomain authority bisa menggunakan kategori untuk kode warmãng cầu pesan Andomain authority. Misalnya, Anda bisa menerapkan kategori warna merah ke pesan yang mendesak, kategori warmãng cầu hijau ke pesan yang siap Andomain authority gunakan, kategori warna udại dột sampai rapat, dan seterusnya. Andomain authority pasti ingin tampil dengan sistem Andomain authority sendiri.

Mengkategorikan kotak masuk Andomain authority dengan kategori kode warna memungkinkan Anda memindai kotak masuk dengan cepat untuk memutuskan apa yang harus dilakukan dengan setiap pesan.

Andomain authority akan menggunakan ikon Categorize untuk menyesuaikan dan menggunakan kategori. Ikon Categorize muncul di tengah Ribbon menuju simê man kanan:

*
*
*
Ikon Categorize memungkinkan Andomain authority untuk mewarnai kode pesan Anda.

Catatan: Ikon Categorize hanya tersedia untuk pengguna surat Microsoft menggunakan thiết đặt gmail Pop atau Exchange. Jika Anda menggunakan pengaturan IMAPhường, opmê man ini tidak tersedia.

1. Cara Menggunakan Folder

Folder di Outlook cukup mudah digunakan jika Andomain authority tahu apage authority yang harus dilakukan. Berikut adalah beberapage authority dasar untuk menggunakan folder:

Langkah 1. Buat Folder Baru

Untuk membuat thư mục di MS Outlook, klik tab Folder dari Ribbon. Kemudian klik ikon New Folder. Kotak dialog Create New Folder menampilkan:

*
*
*
Gunakan kotak dialog Creat New Folder untuk menambahkan folder dan menyimpan email Andomain authority terorganisir.

Ketik nama thư mục baru Anda di kolom Name. Klik pada folder di mamãng cầu Anda ingin menempatkan folder baru, dan klik OK setelah selesai.

Dalam contoh ini, saya membuat sebuah thư mục bernama Memo dan meletakkannya di bawah thư mục From My monster. Inilah tampilan foldernya sekarang:

*
*
*
Andomain authority dapat menambahkan subfolder di bawah thư mục yang ada.

Langkah 2. Ubah nama Folder

Anda dapat mengubah nama thư mục setelah Andomain authority membuatnya. Pilih folder yang ingin diganti namanya dengan mengkliknya. Klik padomain authority ikon Rename Folder di tab Folder. Anda akan melihat bahwa sebuah kotak muncul di sekitar nama folder:

*
*
*
Gunakan ikon Rename Folder untuk mengganti nama thư mục yang adomain authority di MS Outlook.

Ketik nama folder baru di dalam kotak. Setelah selekhông đúng mengetik, tekan tombol Enter padomain authority keyboard Andomain authority. Nama thư mục baru Andomain authority akan disimpan.

Langkah 3. Pindahkan sebuah Pesan ke Folder

Setelah membuat beberapage authority thư mục, Andomain authority siap untuk mulai memasukkan pesan ke dalamnya. Kembali ke kotak masuk utama untuk melihat pesan Anda:

*
*
*
Berikut adalah cara mengatur email di Outlook dengan memindahkan pesan ke dalam folder.

Klik pada pesan untuk memilihnya dan cukup seret pesan ke thư mục pilihan Anda. Pada contoh di bawah ini, saya menyeret "Project estimates" ke thư mục Memo:

*
*
*
Seperti yang dapat Andomain authority lihat, pesan "Project estimates" sekarang adomain authority dalam thư mục Memo.

Langkah 4. Hapus Folder

Terkadang Anda mungkin menemukan bahwa Andomain authority tidak menginginkan folder yang Andomain authority buat. Bila ini terjadi, Andomain authority bisa dengan mudah menghapus foldernya.

Klik pada thư mục yang ingin Anda hapus di panel Navigation (di sebelah kiri) untuk memilihnya:

*
*
*
Berikut adalah cara mengatur kotak masuk gmail Outlook dengan menghapus thư mục yang tidak dibutuhkan.

Klik ikon Delete di Ribbon. (Sepertinya X.) Folder akan dihapus.

Perhatian: Jika Anda menghapus sebuah folder, sedownload pesan dalam folder itu juga akan dihapus.

2. Cara Menggunakan Kategori untuk Mendapatkan Lebih Terorganisir di Outlook

Mari kita lihat lebih dekat bagaimana menyesuaikan dan menggunakan kategori untuk mengatur kotak masuk Andomain authority.

Langkah 1. Ubah nama sebuah kategori

Secara default, kategori diberi nama berdasarkan warna. Untuk mengganti nama sebuah kategori klik panah bawah di sebelah kanan ikon Categorize. Dari menu drop-down pilih All Categories. Kotak dialog Màu sắc Kategories akan muncul:

*
*
*
Anda dapat mewarnai kode pesan Anda di Outlook untuk mengaturnya.

Tempatkan tanda centang di samping warna yang ingin Anda ganti nama dan klik tombol Rename. Ketik atas nama mặc định kategori untuk mengganti namanya. Klik tombol OK saat Andomain authority selesai mengganti nama kategori.

Berikut adalah beberapage authority contoh kategori berganti nama menjadi:

*
*
*
Beri nama setiap kategori warmãng cầu untuk mengatur kotak masuk Outlook Anda

Kategori khusus Anda mungkin berbedomain authority.

Langkah 2. Hapus sebuah Kategori

Setelah Anda menyesuaikan kategori Andomain authority, Andomain authority mungkin mendapati bahwa Andomain authority tidak menggunakan semuanya. Jika itu terjadi, Andomain authority bisa menghapus kategori yang tidak terpakai.

Untuk menghapus sebuah kategori, klik padomain authority pilihan All Kategories di thực đơn drop-down Categories. Kotak dialog Màu sắc Kategories akan terbuka:

*
*
*
Andomain authority dapat menghapus kategori warmãng cầu Outlook yang tidak Anda gunakan.

Klik kotak centang di samping warmãng cầu yang ingin Andomain authority hapus. Pada contoh di atas, saya menghapus kategori Orange karemãng cầu saya tidak menggunakannya. Klik tombol Delete.

Saat sebuah prompt muncul meminta Anda untuk mengkonfirmayêu thích penghapusan klik Yes. Setelah selekhông đúng membuat perubahan pada kategori klik OK. Kategori Orange tidak lagi muncul di thực đơn drop-down Categorize dan Andomain authority tidak akan bisa menerapkannya ke pesan email.

Langkah 3. Terapkan Kategori ke Pesan

Setelah Andomain authority menyesuaikan kategori Andomain authority, Andomain authority siap untuk mulai menerapkannya ke pesan di kotak masuk Andomain authority. Untuk menerapkan kategori ke pesan, klik padomain authority pesan untuk memilihnya. Klik pada ikon Categorize. Menu drop-down Categorize akan ditampilkan:

*
*
*
Gunakan thực đơn drop-down Categorize untuk menerapkan kategori untuk mengiryên ổn email dan mengatur inbox Anda.

Klik kategori yang ingin Andomain authority terapkan padomain authority pesan yang dipilih. Kategori ini diterapkan pada pesan. Anda akan melihat warmãng cầu kategori sebatua kotak ke kanan ke pengiryên pesan di kotak masuk Anda. Di badan pesan itu sendiri nampak di bawah nama pengirlặng.

Berikut adalah contoh kotak masuk dengan kategori yang diterapkan padomain authority sedownload pesan:

*
*
*
Dengan kategori yang diterapkan pada pesan Andomain authority, Anda bisa tahu sekilas apage authority yang harus dilakukan dengan setiap email.

Xem thêm: Con Đông Tây Nam Bắc

Pesan mungkin memiliki lebih dari satu kategori yang diterapkan. Untuk menerapkan kategori tambahan ke pesan, pilih pesan dan klik kategori lain di menu drop-down Categorize.

Langkah 4. Cara Menghapus Kategori dari Pesan atau Mengubahnya

Seiring waktu, kategori pesan bisa berubah. Andomain authority dapat menghapus kategori dari pesan atau mengubahnya. Inilah yang harus dilakukan.

Untuk menghapus kategori dari pesan, klik pesan di kotak masuk untuk memilihnya. Klik ikon Categorize. Dari menu drop-down, klik pada kategori yang saat ini diterapkan ke tin nhắn untuk menghapusnya:

*
*
*
Andomain authority dapat menghapus kategori yang ditetapkan dari tin nhắn.

Andomain authority dapat menerapkan kategori baru ke pesan dari thực đơn drop-down Categorize atau membiarkannya tidak dikategorikan.

Untuk menghapus sethiết lập kategori dari sekaligus dari pesan tin nhắn yang memiliki lebih dari satu kategori, pilih pesannya dan klik opđam mê Clear All Categories dari thực đơn drop-down Categorize:

*
*
*
Gunakan opsi Clear All Categories untuk menghapus sedownload kategori dari email dengan lebih dari satu kategori yang ditetapkan.

3. Cara Menggunakan Focused Inbox

Microsoft sedang dalam proses meluncurkan fitur baru yang disebut Focused Inbox khổng lồ Outlook users. Apakah Andomain authority saat ini memiliki akses ke Focused Inbox bergantung padomain authority verđắm đuối Microsoft Office yang Andomain authority gunakan.

Jika verđê mê Outlook Anda menggunakan folder Clutter untuk memilah pesan yang tidak penting, fitur itu telah dimasukkan ke dalam Focused Inbox yang baru. Folder Clutter Andomain authority yang adomain authority akan menjadi folder biasa saat sistem Anda diperbarui ke fitur Focused Inbox.

Microsoft Outlook Focused Inbox dirancang untuk mengatur kotak masuk Andomain authority secara otomatis. Saat diaktifkan, kotak masuk Anda terbagi menjadi dua tab

Focused tab. Thư điện tử yang diurutkan ke dalam tab ini adalah yang paling penting dan memerlukan tanggapan lebih cepat. Other Tab. Thư điện tử lainnya diurutkan ke tab ini agar Andomain authority dapat menangani saat Andomain authority mendapat kesemparã.

Saat ini saya belum memiliki fitur Focused Inbox yang adomain authority di desktop PC saya. Namun, ini tersedia di banyak verđắm đuối Web MS Outlook sekarang. Itu termasuk versi mê gratis dari gmail Outlook yang saya dapatkan dari Outlook.com. Berikut adalah tampilan Focused Inbox dengan Focused tab terbuka:

*
*
*
Outlook.com memiliki fitur Focused Inbox yang tersedia sekarang.

Untuk beralih ke tab Other dari tab Focused, cukup klik di atasnya:

*
*
*
Mudah untuk beralih tab Focused Inbox.

Seperti yang dapat Anda lihat, dalam contoh ini, tab Focused beriham notifikasi mê jadwal dari Outlook Calender sementara tab Other beriđắm say pengumuman produk rutin yang tidak penting. Fitur Focused Inbox memasukkan pesan ini ke dalam folder yang sesuai secara otomatis tanpa saya harus memutuskan pesan mamãng cầu yang menuju kemana.

Outlook.com adalah layanan email berbasis website gratis dari Microsoft. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang Outlook.com, tinjau tutorial ini jika dibandingkan dengan Gmail:

4. Cara Mengarsipkan atau Menghapus Pesan Lama & Membersihkan Kotak Pesan Anda

Sebagian besar dari kita menyimpan terlalu banyak tin nhắn, dan ini bisa membuat kotak masuk yang berantakan. Cara lain untuk mengatur kotak masuk Outlook Andomain authority adalah dengan mengarsipkan atau menghapus pesan lama.

Meskipun pengarsipan dan penghapusan tin nhắn menghapus pesan dari kotak masuk Anda, penting untuk memahami perbedaannya:

Archive. Mengirlặng pesan ke thư mục Archive. Folder Archive ditujukan untuk pesan lama yang ingin Andomain authority simpan. Saat Andomain authority mengarsipkan gmail, Andomain authority dapat dengan mudah mendapatkannya kembali di masa mendatang. Delete. Mengiryên pesan ke folder Delete Item (sepertinya ada tempat sampah). Jika folder Delete Item Dihapus dikosongkan, mungkin sulit untuk mengambil pesan. Delete biasanya dicadangkan untuk tin nhắn yang tidak Andomain authority harapkan di masa mendatang.

MS Outlook juga memiliki Cleanup Tool. Anda mungkin sudah mendapatkan salah satu pesan di mamãng cầu sekelompok pesan sebelumnya disalin di bagian atas. Anda mungkin juga memiliki setiap pesan sebelumnya di kotak masuk Outlook Anda. Saat Anda menerapkan Cleanup Tool ke percakapan atau ke thư mục atau subfolder, alat akan menghapus pesan duplikat tersebut.

Namun Andomain authority melakukannya, menghapus pesan kotak pesan Andomain authority dapat membebaskan ruang di kotak masuk Anda. Untuk mengatur kotak masuk dengan benar, penting untuk mempelajari cara menggunakan masing-masing alat ini:

Langkah 1. Hapus Pesan Lama

Sangat mudah untuk menghapus email lama. Cukup klik padomain authority email untuk memilihnya:

*
*
*
Berikut adalah cara mengatur inbox tin nhắn Outlook dengan menghapus pesan lama.

Klik ikon Delete di Ribbon (seperti X). Pesan dipindahkan ke folder Delete Item.

Untuk menghapus pesan dari tin nhắn Andomain authority secara permanen, klik thư mục Deleted Item untuk membukanya. (Adomain authority di Navigation Pane di sebelah kiri dan terlihat seperti tempat sampah). Klik lagi pesan untuk memilihnya. Klik ikon Delete untuk menghapus pesan yang dipilih secara permanen.

Perhatian: Beberapage authority pesan yang dihapus secara permanen mungkin dapat dipulihkan dari hệ thống jika masih dalam thư mục Delete Item Terhapus, namun mungkin juga Anda tidak dapat memulihkan gmail setelah Andomain authority menghapusnya.

Langkah 2. Arsip Pesan secara manual

Cara yang kurang permanen untuk menghapus tin nhắn lama dari kotak masuk Anda adalah mengarsipkannya. Untuk mengarsipkan email, klik padomain authority pesan untuk memilihnya. Klik ikon Archive di pita di sebelah ikon Delete:

*
*
*
Menggunakan ikon Archive adalah cara lain untuk menyimpan pesan lama agar tidak mengacaukan kotak masuk Andomain authority.

Jika Anda belum pernah menggunakan fitur Archive Outlook sebelumnya, Andomain authority diminta membuat thư mục arsip. Klik tombol Create archive sầu folder. Outlook membuat folder baru berjudul Archive dan mengirimkan email yang Anda pilih padanya:

*
*
*
Simpan gmail lama di folder Archive Anda untuk mengatur kotak masuk Andomain authority.

Di masa depan ketika Andomain authority mengarsipkan gmail itu akan masuk ke thư mục ini.

Langkah 3. Set Up Archive Parameters

Anda juga dapat mengubah pengaturan arsip otomatis MS Outlook. Klik File> Options untuk membuka jendela Outlook Options:

*
*
*
Anda dapat mengatur Outlook untuk secara otomatis mengarsipkan pesan.

Klik optê mê Advanced dari panel Navigation di sebelah kiri. Kemudian klik tombol AutoArchive Settings. Kotak dialog AutoArchive muncul:

*
*
*
Gunakan kotak dialog AutoArchive sầu untuk menentukan parameter pengarsipan di Outlook.

Gunakan kotak centang untuk memilih opđắm say arsip yang ingin Anda pilih. Klik OK pada kotak dialog AutoArchive setelah selesai. Kemudian klik OK pada jendela Outlook Options.

Langkah 4. Gunakan Outlook Cleanup Tool

Thư điện tử menjadi lebih percakapan. Jika Andomain authority telah mengambil bagian dalam percakapan gmail di mamãng cầu Andomain authority dan penerima telah membalas bolak-balik dalam serangkaian pesan, Anda tahu apage authority yang saya maksud. Saat membalas tin nhắn, balasan Andomain authority muncul di atas pesan asli dan sesở hữu balasan sebelumnya. Sayangnya, setải yang bisa mengiyêu thích thư mục Anda-membuat lebih sulit menemukan pesan yang Andomain authority butuhkan.

Outlook memiliki soluđắm say dengan Cleanup Tool. Alat ini menghilangkan pesan yang berlebihan, sehingga akan menghapus pesan sebelumnya yang tidak menyertakan balasan terakhir. Andomain authority belum kehilangan informađắm say, karena sesở hữu pesan Anda sebelumnya disertakan dalam pesan terbaru.

Mari kita lihat bagaimana cara kerjanya. Di thư mục From My quái nhân di bawah ini saya memiliki dua pesan yang merupakan bagian dari percakapan yang sama. Pesan pertama memiliki baris subjek "Karya Baru." Pesan terakhir memiliki baris subjek "Re: RE: RE: New Work:"

*
*
*
Balasan ke pesan dapat mengiđam mê ruangan di kotak masuk Outlook Anda.

Andomain authority bisa menggunakan Cleanup Tool untuk membersihkan percakapan, thư mục, atau folder dan subfolder. Dalam kasus ini, kangươi akan menggunakannya untuk membersihkan thư mục From My Boss.

Klik folder untuk memilihnya. Klik tandomain authority panah ke bawah padomain authority ikon Cleanup Tool. (Adomain authority di tab Home di sebelah kiri ikon Delete.) Anda akan melihat thực đơn drop-down Cleanup:

*
*
*
Pilih opđắm đuối Clean Up Folder untuk menghapus pesan berlebihan dalam sebuah folder.

Pilih opmê say Clean Up Folder pada thực đơn drop-down. Sebuah prompt muncul memperingatkan Andomain authority bahwa pesan berlebihan akan dihapus. Klik tombol Clean Up Folder padomain authority prompt. Pesan asli akan dihapus:

*
*
*
Menghapus pesan berlebihan dapat mengatur kotak masuk Outlook Andomain authority.

Pesan asli akan dihapus karena pesannya berlebihan dengan pesan terakhir. Ini adalah fitur yang sangat membantu jika Andomain authority memiliki banyak percakapan email di kotak masuk Andomain authority.

Catatan: Pesan tin nhắn yang berimê mệt elemen yang berbeda-mungkin jawaban dari penerima atau lampiran yang berbeda-tidak akan dihapus karena tidak memenuhi persyaratung menjadi berlebihan.

5. Atur Thư điện tử Andomain authority Dengan Manajemen Kotak Masuk yang Lebih Baik

Andomain authority cenderung tidak memiliki kotak masuk MS Outlook yang berantakan jika Anda mengikuti praktik pengelolaan email yang baik. Pelajari cara mengurangi kerahakan inbox email Andomain authority dengan e-book gratis kami:

*
*
*

Kesimpulan

Sekarang setelah Anda mempelajari cara mengatur Outlook menggunakan thư mục, kotak masuk gmail Andomain authority seharusnya sudah kurang berantakan. Anda juga telah mempelajari dasar-dasar penggunaan kategori Microsoft Outlook dan memahami pentingnya pengarsipan atau penghapusan pesan lama.

Sebagai pebisnis, Andomain authority akan senang bisa menggunakan inbox Outlook Anda lebih efisien karena sudah diatur. Yang terbaik, Anda tidak perlu khawatir kehilangan pesan email yang penting.


Chuyên mục: